Catégorie Facturation

Beaucoup de dirigeants ignorent encore l’utilité et les modalités d’émission d’une facture d’avoir. Son édition s’avère ainsi complexe pour eux. Ce document est cependant nécessaire chaque fois qu’il y a annulation d’une facture ou d’une transaction. Il est donc indispensable d’apprendre enfin comment le créer et dans quelle condition.

Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?

Un avoir, que l’on appelle également note de crédit, avoir sur facture ou avoir comptable, est une facture qui constate l’annulation d’une autre facture et/ou notifie le remboursement total ou partiel du paiement effectué par le client. Le montant qui figure sur cette facture est donc négatif.

Avec l’annulation de la facture, l’avoir implique également une annulation du chiffre d’affaires. Il requiert donc un suivi pertinent de la part du vendeur ou du prestataire pour éviter de déclarer un chiffre d’affaires qui n’a même pas été réalisé. Pour ce faire, l’utilisation d’un logiciel de facturation est indispensable. Grâce à une base de données centralisée, celui-ci permet d’obtenir une vue à 360 degrés des transactions effectuées et évite les oublis et les erreurs dans le calcul du chiffre d’affaires.

Dans quel cas faut-il émettre une facture d’avoir ?

L’avoir intervient lorsqu’il faut rectifier ou annuler une facture. Trois situations peuvent donc amener l’entreprise à le créer :

  • Pour résoudre un litige avec le client : il arrive que la livraison d’un produit ou d’un service ne se passe pas tel qu’on le souhaite ; il existe un retard ou la qualité de la prestation ou du produit a été jugée insuffisante par les clients. Dans de pareilles situations, l’entreprise doit faire un geste à l’égard de ces derniers pour garder une bonne image de marque. Bien souvent, ce « geste » se concrétise par une ristourne. Il faut alors éditer une facture d’avoir pour l’attester.
  • Pour constater un retour de marchandises : lorsque la marchandise livrée ne correspond pas aux attentes du client, celui-ci a la possibilité de le retourner. Si la facture définitive lui a déjà été remise, il faut un avoir pour l’annuler. Le même cas s’applique lorsqu’une prestation est annulée par le client, mais la facture déjà à sa disposition.
  • Pour rectifier une erreur : s’il y a une erreur sur la facture (erreur sur le montant, facture attribuée au mauvais client, doublon), il faut un avoir sur facture pour les corriger et reverser le montant déjà encaissé aux clients. Pour éviter ces erreurs, un logiciel de facturation comme Kwixéo s’avère utile. Cette solution de gestion permet en effet d’automatiser l’édition des factures. Il est également possible d’accéder à un tableau de bord personnalisable et une base de données centralisée pour suivre l’état des factures.

Comment éditer une facture d’avoir ?

Telle une facture classique, l’avoir doit disposer d’un numéro et indiquer le montant HT et TTC relatif à la facture, avec le montant de la TVA. Cette fois-ci, le montant sera toutefois versé au client et non au vendeur ou au prestataire. On peut par ailleurs omettre les informations sur le montant dû par le client et les conditions de paiement vu qu’il n’y a aucune facture à régler. Il faut en revanche préciser les modalités de compensation : avoir à déduire sur la facture X, à faire valoir à la prochaine facture, remboursement par chèque n° X.

Le terme « Avoir » doit toujours se trouver au début de la facture. La numérotation peut, quant à elle, se faire de deux manières. La première consiste à inclure les factures d’avoir dans la numérotation des factures classiques. La seconde est de créer une numérotation parallèle à celle des factures classiques.

Pour faciliter l’édition de ces factures d’avoir, il est possible de se servir directement des modèles proposés par le logiciel de facturation comme Kwixéo. Cela évite les temps perdus à transcrire chaque information pour créer le document. Les champs nécessaires pour une facture d’avoir figurent déjà sur le modèle proposé. Il suffit ensuite de les modifier suivant le contexte.

La facture d’acompte est un document que vous devez fournir à un client pour tout versement d’acompte. Son édition est régie par des normes réglementaires, qui définissent alors les mentions à inclure et la méthode de comptabilisation. Pour vous aider à y voir plus clair, nous vous expliquons tout sur son fonctionnement et sa création à travers cet article.

Une facture d’acompte, c’est quoi exactement ?

Un acompte est un versement effectué par le client d’une partie du montant dû au vendeur ou au prestataire, avant la livraison s’il s’agit d’une vente de marchandises, et avant l’exécution du service s’il s’agit d’une prestation. La facture d’acompte représente donc un écrit fourni au client afin d’attester le paiement des acomptes.

L’émission de cette facture est obligatoire à partir du moment où le client a effectué ce versement en amont. Le vendeur ou le prestataire doit alors lui remettre ce document avant qu’un fait générateur, qui déclenche l’émission d’une facture définitive, ait lieu. Ce fait générateur est soit une vente, soit la réalisation de la prestation demandée par le client.

Les mentions obligatoires sur une facture d’acompte

L’édition des factures d’acomptes doit se faire suivant les réglementations imposées par l’administration fiscale, au même titre que les factures classiques. Quelques mentions obligatoires doivent ainsi s’y trouver, à savoir : le nom ainsi que les coordonnées du prestataire et du client, mais aussi le numéro et la date d’édition de la facture. S’en suivent les lignes qui détaillent le service fourni ou les marchandises vendues avec le prix unitaire HT, le taux de la TVA et le montant total dû par le client.

La création de la facture d’acompte peut être complexe et entraîner facilement des erreurs. Pour la simplifier, le recours à un logiciel de facturation comme Kwixéo est nécessaire. Celui-ci fournit en effet un modèle de facture d’acompte qui comporte déjà les champs obligatoires requis. Il ne reste donc plus qu’à les compléter.

L’application de la TVA sur les factures d’acompte

La TVA doit être prélevée dans la facture d’acompte uniquement lorsqu’elle est exigible. Cette exigibilité dépend, quant à elle, de la nature de l’élément facturé.

Ainsi, pour les opérations qui impliquent la livraison de biens, la TVA n’est pas exigible et ne doit pas figurer dans la facture d’acompte. En effet, dans cette situation, le fait générateur a lieu au moment de la livraison. Pour une prestation de services en revanche, la TVA s’applique dès l’encaissement du prix. Il faut donc l’inclure dans la facture d’acompte.

La comptabilisation des factures d’acompte

Vis-à-vis de l’entreprise qui émet la facture, le paiement reçu doit être le seul élément à enregistrer dans la comptabilité et qui doit être inclus dans le compte 4191 « Clients – avances et acomptes reçus sur commandes ». Il faut ensuite le prélever du compte 411 « Clients » approprié.

Il convient en ce sens de noter que la facture d’acompte n’est pas enregistrée telle qu’elle est en comptabilité. La facture définitive est la seule qui doit être comptabilisée dans le journal des ventes.

Facture d’acompte et facture définitive : comment les relier ?

Au moment de la livraison ou après la réalisation de la prestation, les factures définitives remises au client doivent mentionner l’existence des acomptes. Ceux-ci seront également déduits du montant total dû.

Il faut ainsi un suivi efficace pour éviter les erreurs sur la facture définitive. Pour avoir une vue d’ensemble des opérations liées à la transaction, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation comme Kwixéo. Il est en effet possible d’enregistrer et de centraliser les données sur notre outil. De cette manière, vous pouvez garder une trace de chaque opération qui a lieu avec le client. Il suffit de les consulter pour l’édition de la facture définitive.

Appvizer, le média dédié aux logiciels professionnels cite Kwixeo dans son article « 6 logiciels pour une facturation plus rapide que son ombre » pour son ergonomie et sa simplicité d’utilisation.

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Source : le magazine appvizer dédié aux logiciels professionnels

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